Atualmente, as empresas buscam gerar experiências que encantam. Como eventos tem esse potencial de marcar o cliente, cada vez mais se preza pela capacidade de organizar um evento de sucesso.
A verdade é que não existe segredo para realizar um bom evento, mas é extremamente necessário ter planejamento e organização.
Como já sentimos esse desafio na pele, decidimos repassar alguns requisitos fundamentais na hora de montar o seu evento.
Como os eventos podem ajudar a sua empresa
Admitimos que eventos podem não ser a tarefa mais fácil dentro da empresa, porém precisamos ser justos e enxergar que eles trazem muito resultado.
Se você ainda tem dúvida se vale a pena organizar um evento, listamos alguns benefícios:
- Visibilidade: um evento coloca sua marca debaixo dos holofotes, que é o melhor lugar para uma empresa ocupar. É a oportunidade ideal para apresentar sua marca a quem ainda não conhece.
- Networking: Ao organizar um evento, você cria uma rede de contatos profissionais, o que te possibilita criar parcerias e obter novos clientes. Por isso, antes do evento, é importante aprender a fazer networking.
- Vendas: O evento é uma chance de consolidar sua marca, o que pode gerar mais vendas. E ainda, durante o encontro, é possível apresentar seus produtos e prospectar os clientes.
- Experiência positiva: Por último, os eventos geram uma satisfação no cliente, que se sente valorizado pela empresa. A experiência positiva pode fazer com que seu cliente se torne fiel à empresa, e melhor ainda, há chances de que ele faça propaganda da sua marca a outras pessoas.
Agora que já falamos por que fazer um evento, vamos focar no “como”.
24 estratégias para organizar eventos de sucesso
Defina o objetivo do evento
O primeiro passo da organização do evento é refletir sobre o que você quer atingir com esse encontro.
Você pode querer lançar um novo produto, comemorar alguma data comemorativa, aproximar-se dos clientes ou apenas reforçar a imagem da marca.
Essa definição é importante porque ela dita as próximas etapas.
Por exemplo, aqui no Seahub somos conhecidos pelo nosso São João, que junta todos os clientes, comidas típicas e muita sanfona. Mas também fazemos eventos para educar a comunidade sobre assuntos do mercado.
Sabemos, então, que o público-alvo, local, orçamento e formato desses eventos tem que ser diferentes, já que o intuito se difere.
Escolha o público-alvo
Outra etapa inicial é determinar o público-alvo do seus eventos. Pense em quem se encaixa no tema do seu evento e defina os padrões de características desse pessoal. Afinal as escolhas a serem tomadas dependem disso.
Se você sabe que seu evento atrai o pequeno empreendedor, levante dados sobre esse público e colete informações, como faixa-etária, gênero e classe social.
Essas informações importam pois se o público for mais jovem, o horário pode ser mais tarde e a divulgação deve ser feita por redes sociais.
Já a classe social, te ajuda a precificar o evento. E no caso do gênero, se meu evento comporta mais mulheres, que tal convidar uma palestrante feminina?
Em suma, quanto mais informação sobre o público, maior o match entre o evento e os participantes.
Seja inteligente na escolha da data (black friday)
Ao pensar na data do evento, há alguns aspectos que precisam ser levados em consideração.
Primeiro, certifique-se de ter um calendário em mãos para checar datas comemorativas, pois é de extrema importância levá-las em consideração.
Por exemplo, colocar seu evento em um feriado te faz correr o risco de muita ausência.
Outro risco é marcar em um dia que muitas pessoas estão ocupadas, como é o caso de uma data próxima à Black Friday.
Segundo, se o evento for pago, evite deixar as vendas dos ingressos para o fim do mês. Lembre-se de coordenar as datas para que a compra ocorra quando todos estão em uma situação financeira mais confortável.
Defina um tema
Todo evento precisa de um tema, que deve ser tendência no momento.
O tema pode ser uma data comemorativa, como é o caso de empresas que fazem arraiás, festas natalinas ou carnaval.
Mas também, é possível escolher um assunto do momento como tema, a fim de abordá-lo no evento, por meio de um debate ou uma palestra.
Ao definir a temática, foque na identidade visual do seu evento, de forma que case com o tema. Escolha decorações e cores para padronizar o seu evento e deixá-lo organizado.
Pense no formato ideal
Na era digital em que vivemos, um evento pode ser feito em diversos formatos. Essa escolha, pensada de acordo com o público, pesa muito na eficiência do evento.
Se você optar por um modelo remoto, algumas opções de eventos são Webinar, Meetup, seminários e Workshops.
Para quem está entrando no mundo dos eventos agora, o formato online é interessante, já que o investimento é baixo.
Já no formato presencial, há inúmeras possibilidades de evento, e a escolha varia a depender do tema. Nesse caso, o custo é maior, mas a troca com as pessoas presentes acaba sendo mais significativa e fazendo valer o investimento.
Há ainda a possibilidade de fazer um evento presencial com transmissão online, que é a nossa escolha na maioria das vezes, permitindo-nos postar no nosso canal do youtube os eventos que promovemos, como o Meeting & Cerva.
Saiba escolher um bom local
Para este tópico, tenho uma pergunta: você já desistiu de algum evento por causa da localização? Isso acontece com mais frequência do que imaginamos, por causa de escolhas infelizes de locais.
Para evitar esse erro, na hora de escolher um lugar considere a quantidade estimada de pessoas e o perfil do seu público. A partir disso, dê preferência para um lugar de fácil acesso, com estacionamento e seguro.
Conheça fornecedores
É impossível trabalhar sozinho. No caso de eventos, mais ainda. Afinal, faz-se necessário contar com a ajuda de fornecedores.
O ideal, para esta tarefa, é ter uma lista de fornecedores confiáveis, com quem você já trabalhou antes e teve uma experiência positiva.
No entanto, se é o seu primeiro evento, peça indicação de quem já está acostumado a montar encontros e pesquise bastante antes de escolher seus colaboradores.
Determine os palestrantes
Outra escolha a ser feita, que pesa bastante no sucesso do evento, é o palestrante do evento.
Nesse caso, o ideal é definir alguém que seja especialista no tema determinado.
Mas ainda, deve-se pensar em um especialista que tem fit com sua empresa, pois não adianta convidar alguém que domina o assunto, mas representa tudo aquilo que sua empresa vai contra.
Ainda, certifique-se de que o seu palestrante tem uma boa oratória, pois não basta ter conhecimento, é essencial saber repassá-lo.
Monte um cronograma pré-evento
São muitas etapas e decisões, né? Por isso, um dos pilares da construção de um bom evento é a organização.
Para isso, indicamos a criação de um cronograma com todas as fases que ocorrem antes do evento.
Ou seja, marque a data exata em que você pretende contatar o fornecedor do coffee break, escolha o dia de buscar um palestrante, e já veja a disposição do local do evento para uma visita.
Assim, você planeja os compromissos do evento com antecedência e não corre o risco de esquecer ou deixar uma atividade para a última hora. Essa habilidade essencial em um planejador de eventos se chama gestão de tempo.
Monte um cronograma para o evento
Ainda sobre esse tópico, além do cronograma pré-evento, é fundamental criar o cronograma para o momento tão esperado.
Seu evento deve ter várias atividades para manter a atenção do público. Digo mais, não adianta apenas determinar essas atrações sem definir o horário exato de início e fim.
Essa organização evita atrasos e uma plateia dispersa por falta de entretenimento.
Deixe horários livres
Uma dica importante: ao montar seu cronograma deixe espaços livres para os convidados ficarem à vontade.
No caso de eventos, é comum que o público crie expectativa de encontrar conhecidos ou conhecer pessoas novas, por isso é interessante deixar horários vagos.
Recomendamos ainda que esse espaço livre na agenda seja acompanhado de um coffee break, assim os convidados podem conversar entre si enquanto fazem um lanche. Receita para o sucesso.
No caso de eventos online, deixe alguns minutos para um intervalo, em que os espectadores possam esticar as pernas e tomar uma água, retornando à transmissão com mais foco.
Estabeleça o orçamento do evento
O óbvio também precisa ser dito: antes de organizar um evento, você deve ter certeza de quanto está disposto a gastar com ele.
Quase nada na vida é de graça, e com eventos não é diferente. Por isso, é preciso determinar o investimento que você pode fazer.
Ao definir esse valor total, divida o investimento por ordem de importância. Por exemplo, você prefere pagar mais em um coffee break ou em um DJ? Assim, vá definindo o máximo que você quer gastar com cada etapa citada acima.
Divulgue os eventos
Uma das tarefas mais importantes para obter sucesso em um evento é a divulgação. Afinal, quem não é visto não é lembrado, e consequentemente não é visitado.
Portanto, elabore uma estratégia de divulgação, com antecedência ao evento. Para isso, primeiro escolha os canais em que seu público se encontra, pode ser Instagram, Facebook, Email, Whatsapp ou até todos.
Agora, mais uma vez, crie um cronograma com o texto/imagem que será postado e a data de publicação.
Lembre-se de fazer conteúdos diferentes, e sempre inclua um Call to Action, chamando seu interlocutor para o evento com o devido link de inscrição.
Tenha um plano B
Imprevisibilidades acontecem, mas se já contamos com elas e nos preparamos, as chances de algo dar errado são bem menores. Então, crie um plano B para as etapas do evento.
Por exemplo, nós estamos acostumados a dar eventos regados a chopp, e para isso já temos um fornecedor confiável.
Porém, sabemos que as coisas podem sair do controle algum dia e fazê-los cancelar, por isso temos o contato de outro fornecedor, que só pede dois dias de antecedência para fazer o pedido.
A qualidade pode não ser a mesma, mas o que não pode acontecer é divulgar um evento, prometendo algo, e não entregar no dia.
Invista em tecnologia
Desde o planejamento até a execução dos eventos, invista em tecnologia. As soluções digitais ajudam a agilizar o processo, alcançar mais pessoas e ter mais precisão.
Indicamos o uso da tecnologia na divulgação, para otimizar o andamento. Por exemplo, nem pense em mandar Email de um por um, ao invés disso faça Email Marketing, com uma ferramenta como MailChimp ou ActiveCampaign.
Ainda, considere melhorar o evento com alguma tecnologia, como um App exclusivo, site ou plataforma de venda de ingressos online. Use a criatividade e explore as inúmeras opções.
Teste os equipamentos
Quem nunca foi a um evento e passou meia hora vendo a equipe testando o som? Ou quem nunca presenciou um atraso de evento porque o projetor não estava funcionando?
Esses detalhes sujam a imagem do evento e desanimam o público. E na verdade, é um problema bem fácil de ser resolvido: chegue com antecedência no local do encontro e teste todos os equipamentos.
Aqui, também sugerimos ter um plano B, pois a tecnologia é imprevisível.
Tenha uma equipe eficiente
Reiteramos: é impossível fazer um evento sozinho. Sendo assim, tenha uma equipe de colaboradores para dividir as responsabilidades.
Na hora de montar um time, escolha pessoas com habilidades complementares. De modo que você tenha alguém que entende de tecnologia, outro que se dá bem com marketing, e quem sabe uma pessoa boa em design.
A diversidade ajuda na hora de divisão de tarefas e mantém o time completo.
Seja receptivo
Sabemos que em dia de eventos, a sua cabeça vai estar a mil por hora, mas é imprescindível saber se controlar e se concentrar nos seus convidados.
Para os participantes, ser bem recebido pelo organizador do evento faz toda a diferença, logo tenha em mente que em algum momento do evento você deve interagir com os presentes.
Além de gerar uma boa impressão, se conectar com as pessoas também te ajuda a vender mais e bater metas.
Contrate pessoas para o dia
Seu time pode ser completo e perfeito. Se ele for composto por poucas pessoas, nem todo o talento do mundo vai te salvar na hora do evento.
Desse modo, além de contar com sua equipe, é interessante considerar a contratação de pessoas apenas para o dia do evento.
Essas pessoas vão ser responsáveis por fazer o credenciamento dos participantes, receber o palestrante, organizar o coffee break, fotografar o evento e outras atividades pequenas porém valiosas.
Entenda o diferencial do seu evento
As dicas listadas até aqui são os padrões que reconhecemos em excelentes eventos. Mas é claro que há estratégias específicas que sua empresa deve seguir.
Uma delas é entender o diferencial do seu encontro. Por essa razão, reflita: o que torna seu evento especial?
Ao pensar na resposta, trabalhe em cima disso para fazer um evento que as pessoas irão recordar e desejar pela segunda edição.
Valorize seus patrocinadores
Além da equipe e dos fornecedores, é provável que você esteja trabalhando em conjunto com patrocinadores.
Nesse caso, é fundamental valorizar essas parcerias e demonstrar sua gratidão. Algumas opções práticas para isso são fazer agradecimentos no começo e final do evento e, se o evento tiver brinde, guardar alguns para os patrocinadores.
Dessa forma, você demonstra que lembrou deles e aprecia a ajuda, tendo mais chances de que eles voltem a fazer colaboração com sua empresa.
Produza conteúdo nos eventos
Quando o evento acaba, seu trabalho ainda não acabou. É interessante continuar postando conteúdo nas redes sociais sobre o evento.
Assim, quem faltou ao evento vai conferir o que perdeu, aumentando as chances de ter sucesso em uma segunda edição.
Para isso, registre o evento, por meio de fotos e vídeos de vários ângulos, adquirindo material suficiente para os próximos dias.
Ah, dica extra super valiosa: fotos com pessoas valem mais do que fotos de espaço. Portanto, peça permissão das pessoas para tirar foto delas e aproveite para pedir a conta delas.
Imagina fazer um TBT com um grupo de pessoas no seu evento e cada uma repostar na conta pessoal. Propaganda gratuita, né?
Avalie os resultados
Ao fim de eventos, é importante avaliar os resultados por meio de métricas. Assim compare as expectativas à realidade.
Algumas perguntas importantes são: quantas pessoas você estimou para o evento e quantas apareceram? qual o canal trouxe mais convidados? qual atração fez mais sucesso?
Esses resultados mostram qual caminho seguir na próxima vez, e quais obstáculos evitar.
Aprenda com os feedbacks
Para finalizar, não tenha medo das críticas que podem surgir, elas são extremamente valiosas para o seu direcionamento.
Então, indicamos que aplique questionários com os participantes do evento, pedindo o feedback e as sugestões de melhoria.
Que tal distribuir QR Code pelo espaço que leva ao questionário, perguntando “o que você está achando do evento”?
O que você deve evitar na organização de eventos
Falamos o que fazer na organização de um evento, mas você sabe o que não fazer? Listamos alguns erros comuns e que devem ser evitados a todo custo.
- Não confirmar os inscritos: É essencial manter controle sobre as vagas já preenchidas.
- Administrar o fluxo de caixa manualmente: Essa prática está sujeita a falhas, por isso o ideal é contar com um software.
- Credenciamento desorganizado: Essa prática pode atrapalhar o cronograma das atividades, em vista disso considere um check-in online
- Deixar a divulgação para cima da hora: As pessoas costumam ser muito ocupadas e precisam de tempo para se organizar, de modo que quanto antes melhor.
- Esquecer de confirmar os serviços contratados: Por mais que você confie nos seus fornecedores, as pessoas cometem erros. Então sempre confirme alguns dias antes.
Conclusão
Planejar, organizar e executar eventos é desafiador. Mas a sensação de sucesso ao final de tudo faz o esforço valer a pena.
Ao seguir as estratégias colocadas aqui, garantimos que você sentirá essa emoção de criar uma experiência que encanta o participante.
O Seahub produz muitos eventos legais e a maioria está no nosso canal do YouTube, confira sempre que precisar se informar sobre os melhores temas da comunidade empreendedora.
Obrigada pela leitura!
Até a próxima!
