A gestão de tempo e a produtividade são dois temas que andam de mãos dadas na nossa vida, especialmente na profissional! Por mais que tenhamos – em média – 8 horas de trabalho por dia, no fim do expediente ainda parece insuficiente, né?
Te entendo! Isso porque a gente vive na Era Digital, e tudo nos custa algo mais valioso que dinheiro: nosso tempo! Esse filme nós já vimos em “O Preço do Amanhã”, filme dirigido por Andrew Niccol, podemos assistir na prática!
Por isso, nossa atenção está constantemente dividida e é claro que nosso cérebro tende a ir sempre para o mais divertido e confortável! Mas, é preciso focar também naquilo que paga as nossas contas, pois não há falácia maior do que esta:
“Trabalhe com o que ama e não precise trabalhar um dia sequer”
O trabalho vai existir eternamente e, portanto, também a gestão de tempo e a produtividade!
Nem sempre vai ser legal, mas definitivamente não precisa ser exaustivo, e eu vou te ensinar como com 18 estratégias para aumentar sua produtividade e diminuir seu estresse no fim do dia!
Afinal, de acordo com artigo do International Stress Management Association Brazil, o nosso país é a segunda pátria mais estressada do mundo. A causa? Escassez de tempo. Mas você vai conseguir mudar essa métrica, afinal, já deu o primeiro passo chegando aqui!
O que é gestão de tempo?
Esse termo que a gente tanto ouve falar se refere a um conjunto de técnicas que nos leva a um resultado satisfatório de um objetivo previamente traçado.
O planejamento e a produtividade sempre vão andar juntas a esse conceito, fazendo com que quem a aplique, possa ter a sua eficiência mantida em menos tempo de execução.
Durante a gestão de tempo, é necessário a adoção de processos e ferramentas que vão ser aliadas nesse desenvolvimento, fazendo você bater suas metas dentro dos prazos estabelecidos.
Qual a importância da gestão de tempo?
O mau gerenciamento do tempo pode trazer problemas graves para todas as áreas da sua vida: profissional, pessoal, financeira, acadêmica, e por aí vai!
Saber gerenciar o dia-a-dia é uma habilidade fundamental em vários âmbitos e é por isso que ela oferece benefícios diretamente proporcionais a sua execução, pois uma boa administração de tempo traz:
- Melhor rendimento;
- Bons resultados;
- Bem-estar;
- Metas alcançadas.
Na vida profissional, os principais impactos negativos são o aumento de atividades acumuladas, a insatisfação dos seus superiores, desentendimentos entre as equipes, baixa produtividade e dificuldade de atingir os objetivos no fim do trimestre/semestre.
Por isso, hoje vamos disponibilizar para você 18 estratégias fáceis de aplicar na sua rotina que vão te ajudar a decolar na produtividade e vão ser grandes aliadas na sua gestão de tempo!
Vamos lá?
18 dicas estratégicas para gestão de tempo
- Planeje primeiro e organize depois
- Organização física pavimenta o caminho para o mental
- Saiba definir prazos
- Nunca dê margem ao erro
- Saiba diferenciar atividades de compromissos
- Aprenda a dar ordem de prioridade às atividades e a delegar tarefas
- Tenha uma lista de distrações
- Aprenda a definir metas
- Conheça ferramentas que podem te ajudar na execução de tarefas
- Dê uma nova utilidade para o seu celular
- Gaste menos energia com decisões cotidianas
- Conheça a técnica Pomodoro
- Aprenda a procrastinar nos momentos certos
- Busque autoconhecimento
- Eduque as pessoas ao seu redor
- Não seja multitarefa
- Absolutamente tudo que você precisa fazer tem que estar dentro das tarefas!
- Reuniões: ter ou não ter?
Planeje primeiro e organize depois!
Existe uma frase muito famosa de Abraham Lincoln onde ele diz o seguinte:
“Se eu tivesse 8 horas para derrubar uma árvore, passaria 6h afiando o meu machado”
O que isso tem a ver com planejamento e organização? Tudo! Existem estudos que apontam que 1 minuto investido em planejamento, economiza 10 minutos de execução!
Por isso, é necessário entender o que são essas duas palavras: planejamento e organização!
O planejamento deve ser feito de forma estratégica, focado em alcançar uma meta específica. A organização, por sua vez, oferece ordem às coisas já previamente planejadas. Apesar de serem diferentes, um depende do outro para ter êxito!
A organização física pavimenta o caminho para a mental!
Sempre que você se dispuser a fazer algo, remova tudo aquilo que não agregue para a execução do seu planejamento.
O objetivo disso é minimizar as distrações e ficar “livre” de qualquer coisa que possa interferir na sua atividade: beba água, vá ao banheiro, coma algo, organize a sua mesa, garanta uma boa iluminação (mesmo que esteja claro, já deixe uma luz ligada caso vá escurecer em breve para não precisar parar) e execute!
Saiba definir prazos!
Definir prazos não precisa ser algo chato e motivo de dor de cabeça, para estabelecer períodos reais e que sejam compatíveis com a sua rotina é simples e você pode usar algumas dessas dicas:
- Comece cronometrando quanto tempo você leva para fazer determinada atividade, assim, você saberá medir com mais precisão nas próximas vezes;
- Sempre faça uma projeção com uma margem de segurança (afinal, imprevistos acontecem);
- Não subestime a duração de uma tarefa. Se você conhece alguém que a faz em menos tempo, tudo bem, mas você está definindo prazos para você e não para ela!
As coisas se tornam muito mais fáceis quando você assume o controle e não se torna refém dos prazos, né?
Nunca dê margem ao erro!
Você é uma pessoa com boa memória?
Existem muitas pessoas que são, e acabam confiando apenas na mente para lembrar de todos os compromissos do dia. Acontece que, por melhor que seja a memória de alguém, todo cérebro é passível de errar.
Por isso, sempre anote seus compromissos em uma agenda, de preferência digital (como o Google Agenda), que tem alertas direto no seu celular e/ou computador.
Saiba diferenciar atividades de compromissos!
Quando não se sabe a diferença entre atividade e compromisso, acaba tratando um como se fosse outro, estimulando um desarranjo na gestão de tempo!
Um compromisso é um evento que possui data, hora e tempo de duração definidos. Uma atividade, por sua vez, não possui datas nem horários. Atividades são baseadas em ações que nos ajudarão a alcançar nossos objetivos.
No planejamento, devemos tratá-los assim: primeiro, determine seus compromissos na agenda e depois distribua as atividades ao longo da semana.
Aprenda a dar ordem de prioridade às atividades e a delegar tarefas!
Não existe nenhum ser humano possível que seja capaz de dar conta de tudo sozinho. Por isso, é necessário saber organizar as atividades por ordem de prioridade e saber delegar as tarefas quando necessário.
Organize-as dessa forma:
- Primeiro: faça aquelas atividades que são muito urgentes e muito importantes;
- Segundo: faça aquelas atividades que são mais importantes e menos urgentes;
- Terceiro: faça aquelas atividades que são mais urgentes e menos importantes;
- Quarto: faça aquelas atividades que são menos urgentes e menos importantes.
As atividades que ficam em terceiro e quarto lugar são as que você deve, se possível, delegar para outras pessoas. Se for possível fazê-las, ótimo, mas se for algo que vá te sobrecarregar, evite-as. Gestão de tempo também é sobre delegar!
Tenha uma lista de distrações!
Essa dica é super valiosa e vai ajudar demais na sua concentração durante os afazeres!
Durante a realização de uma atividade importante, é normal nossa cabeça viajar para outros âmbitos da nossa vida e nos levar a pensar em várias coisas. Por isso, essa lista é essencial.
Use-a como um escape para não precisar ficar “pensando” em lembrar de fazer depois e poder focar no que está fazendo. Dessa forma, você passa para o papel a sua preocupação sem medo de esquecer depois!
Aprenda a definir metas!
Metas são muito importantes para manter a sua motivação (ou da equipe) em alta. Quando realizadas, dão a sensação de dever cumprido. Para fazê-las, é preciso lembrar: elas têm que ser realistas e você pode usar a técnica de OKR para te ajudar a ter mais noção.
Além disso, algumas dicas que pode te auxiliar no processo de criação são:
- Serem específicas;
- Serem mensuráveis;
- Serem alcançáveis;
- Serem relevantes;
- Serem temporais.
Por exemplo: minha meta para esse mês (temporal) é escrever 12 textos (mensurável) para alcançar um tráfego orgânico de 1000 pessoas (alcançável) no meu blog.
Essa meta é específica, pois consigo metrificar bem e é relevante para a minha estratégia! Portanto, é uma meta válida e ótima para a gestão de tempo. Aqui no Seahub nos usamos e tem trazido ótimos resultados!
Conheça ferramentas que podem te auxiliar na execução de tarefas!
A execução de atividades pode ser bem mais fácil quando se usa algumas ferramentas de auxílio. Algumas delas são:
Google Agenda
Para ter acesso a essa ferramenta basta ter uma conta no Google! É gratuita e super intuitiva. É uma opção maravilhosa para quem trabalha muito no celular ou computador, pois ela gera um alerta 10 minutos antes de cada atividade, ajudando você a se organizar melhor e não deixar nada para depois!
Trello
É uma plataforma de gerenciamento de projetos colaborativa que organiza todos os seus afazeres (pessoais ou profissionais) em quadros. Além de gratuita, possui alguns recursos como checklist, etiquetas coloridas, upload de arquivos e outras características que tornam a ferramenta super visual!
Planner físico (ou a famosa agenda)
O papel e a caneta nunca saem de moda, né? Hoje acabamos usando mais os meios digitais no nosso dia-a-dia, mas continua sendo muito válido o checklist em papel para nos ajudar na execução de obrigações e na gestão de tempo!
P.S.: este é o melhor planner físico do mundo, basta clicar para conhecer!
Notion
É um aplicativo no estilo “workspace” e você pode fazer basicamente tudo nele. Ele é super personalizável e quem utiliza tem a liberdade de criar planilhas, calendários, checklists, guias, agendas, planners, e tantas outras possibilidades. Você pode subir arquivos, fotos, vídeos, linkar para sites e disponibilizar para outras pessoas, se quiser, através de um link.
Dê uma nova utilidade para o seu celular!
Se você não é uma pessoa que usa o celular para trabalhar/estudar, use-o para fazer um time lapse. É uma maneira de deixá-lo de lado por um tempo e ainda gerar um conteúdo legal para as redes sociais.
Gaste menos energia com decisões cotidianas!
Mark Zuckerberg, além de nos presentear com tantas redes sociais, ainda nos ensina uma lição muito legal sobre tomada de decisão: ele usa a mesma roupa todos os dias, assim como Steve Jobs.
Por que eles fazem isso? A resposta é simples: o nosso cérebro só é capaz de tomar algumas decisões por dia, depois disso acontece o que os psicólogos chamam de fadiga de decisão.
Durante 24h o ser humano toma muitas decisões, a maioria delas insignificantes – como escolher uma roupa diferente para usar todos os dias. Por causa da fadiga mental, quanto mais decisões tomamos, com o tempo, a chance de tomarmos boas decisões diminui bastante.
Para evitar isso: crie uma rotina onde você precise tomar menos decisões por dia. Dica de sucesso para gestão de tempo, ein?!
Conheça a técnica Pomodoro!
Essa técnica é bem conhecida no mundo da produtividade e da gestão de tempo e – spoiler – não é à toa.
Ela vai te ajudar a evitar distrações e se concentrar ainda mais no que você está fazendo. Através de quatro ciclos, o Pomodoro vai te proporcionar 25 minutos com foco intensificado.
Mas é preciso que você cumpra os 5 minutos de intervalo entre os ciclos.
Um aplicativo que pode te ajudar é o Focus Keeper, que mede a sua produtividade através do método Pomodoro! Ele é gratuito e está disponível no Google Play e App Store!
Aprenda a procrastinar nos momentos certos!
A procrastinação é um hábito que veio de fábrica junto com o ser humano. É uma característica biológica. Por isso, não adianta tentar fugir.
A melhor coisa a se fazer é inseri-lo no seu planejamento, afinal, nem toda procrastinação é ruim, né? Todos nós precisamos de um momento de descanso e de não sermos produtivos também!
Cronometre a sua necessidade de descanso e coloque na sua rotina de forma que continue alinhado com os seus objetivos mas que permita um respiro no dia-a-dia.
Busque autoconhecimento!
A jornada de autoconhecimento é um caminho importante a ser seguido em muitos âmbitos da sua vida, mas especialmente na gestão de tempo!
É preciso testar sempre para saber o que funciona para a sua realidade, para então saber qual técnica vai ser melhor, qual ferramenta você vai se adaptar com mais facilidade e de quanto em quanto tempo você vai precisar de um descanso.
Você vai descobrir todas essas respostas testando, analisando os resultados e vendo como você se sente, não tem mistério!
Eduque as pessoas ao seu redor!
Alinhe com as pessoas que você trabalha (ou que moram com você, no caso de home office) que o momento de trabalho é para isso, e que quando estiver fazendo algo importante, interrupções não serão aceitas.
É preciso impor limites e ser muito firme, o que pode ser desafiador, mas que traz bastante resultado.
Não seja multitarefa!
Quem faz muitas coisas pode até dar conta de tudo, mas vai fazê-los de forma mediana.
E não é isso que você quer né? Priorize as atividades e sempre finalize uma antes de iniciar outra. Tentar dar conta de tudo é um tiro que com certeza vai sair pela culatra!
Absolutamente tudo que você precisa fazer tem que estar dentro das tarefas!
Tudo, absolutamente tudo que você precisa fazer no dia precisa estar na sua agenda.
Independente do quão óbvio seja: uma mensagem que precisa mandar, um e-mail que precisa responder… São minutos que, previstos, não vão atrapalhar em nada sua rotina.
É preciso destinar um tempo para fazer todas as atividades durante o dia para que você possa cronometrar e saber exatamente quanto tempo cada afazer leva!
Reuniões: ter ou não ter?
Ter reuniões ao longo do expediente é comum, mas é preciso saber quando elas poderiam ser um e-mail. Isso ajuda muito você a não perder tanto tempo, afinal, muitos alinhamentos poderiam ser feitos de forma escrita.
Se ao analisar a situação você perceber que realmente é necessário uma reunião, se atente: esses encontros não devem durar mais do que 1h.
Depois desse tempo quase nenhuma informação é absorvida e a concentração já se esvaiu. Se for para ter uma reunião, lembre-se: 60 minutos é o tempo máximo!
Conclusão
Com essas 18 dicas dá para começar a ter uma rotina com uma gestão de tempo eficaz e com a produtividade lá em cima, né?
Lembre-se sempre que o feito é melhor que perfeito, então não espere as condições perfeitas para colocar as dezoito em prática, vá aos poucos e logo estará aplicando todas!
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