É engraçado como há um tempo atrás ninguém falava sobre algo que é tão comum nos nossos dias, né?
O trabalho remoto ou home office é uma opção acessível e com muitos benefícios e spoiler: o brasileiro ama.
Uma pesquisa realizada pela Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo (FEA-USP) e pela Fundação Instituto de Administração (FIA) mostrou que 73% das pessoas estão satisfeitas trabalhando de casa.
Isso porque vivemos na Era Digital e as relações tecnológicas nos permitem realizar um trabalho à distância.
Todavia, é preciso entender que há muitos desafios em fazer os colaboradores focarem em um ambiente familiar.
O papel da empresa é incentivar e manter o funcionário animado, pois o ambiente de trabalho (ou cultura) define o ritmo de produtividade dele(a).
Essa nova modalidade de trabalho oferece autonomia e responsabilidade para o contratado, e isso é muito importante no nosso atual formato de mercado.
Mas antes de tudo, vamos entender mais sobre a modalidade!
O que é e como funciona o Home Office?
Trabalhar de home office ou trabalhar de forma remota significa exercer o seu trabalho diretamente da sua casa.
Você consegue trazer o escritório para dentro do ambiente familiar e é uma modalidade que te permite prestar um serviço sem precisar perder tempo – e dinheiro – com deslocamento.
Para exercer um bom serviço trabalhando de casa só é preciso três coisas: um computador com câmera e microfone em bom estado, uma boa internet e as 22 dicas que vamos dar nesse texto.
Da parte da empresa, cabe oferecer uma boa cultura que favoreça o comportamento autônomo e responsável dos colaboradores, além de ferramentas que mantenham a equipe alinhadas.
Por que se adaptar ao Home Office é importante?
De acordo com a 18ª edição do Índice de Confiança Robert Half, 48% das empresas continuarão usando o modelo home office na rotina.
Além disso, com o transporte, alimentação e outras necessidades básicas com preços altíssimos, faz-se necessário uma economia ainda maior.
Por isso, é uma opção muito vantajosa para a equipe e para a empresa.
Em relação ao colaborador é ainda melhor, pois o modelo permite uma maior convivência com a família garantindo ao funcionário uma rotina que não há desgaste com deslocamento e nem há necessidade de uma readaptação de novos hábitos.
É uma metodologia de trabalho que, se feita da forma correta, oferece menos estresse e mais produtividade
O controle da própria agenda é um sonho de muitos, mas quando se trata de lidar com essa flexibilidade as coisas complicam: poucos sabem fazer isso, por isso estamos aqui para te ajudar!
Como ser produtivo no Home Office?
A chave da produtividade está em saber gerir o seu próprio tempo! É um conhecimento necessário e inegociável para quem almeja ter uma alta taxa de produtividade.
É preciso agir como se estivesse no escritório: as roupas, a postura e principalmente a concentração.
Lembre-se: a organização física precede a mental. Garanta que o seu ambiente esteja propício para trabalhar! Uma dica é organizar o lugar como se o seu chefe fosse vê-lo!
Use a flexibilidade ao seu favor e faça sua agenda usando os horários em que você melhor se concentra e aproveite o tempo extra para ter mais qualidade de vida e descansar.
Muitos acham que a chave do sucesso está em nunca deixar nada para depois… por isso, você sabe como não procrastinar?
Como não procrastinar?
É simples: não seja humano!
Procrastinar é um hábito que é intrínseco à nossa natureza. A procrastinação é natural e pode ser – pasmem: saudável! O segredo é você saber a hora certa de fazê-la.
Há estudos que dizem que essa ação pode ser benéfica na tomada de decisões importantes, pois em cenários saudáveis, diminui o risco de cometer erros.
A melhor coisa que você pode fazer em relação a ela é: não tente fugir, apenas respeite a existência dela e insira na sua rotina de maneira que não afete o seu rendimento.
Não adianta construir uma rotina irreal, então abrace seus momentos de procrastinação e use-os para descansar, fazer algo que você goste e aumentar sua qualidade de vida!
A procrastinação pode sim andar de mãos dadas com a produtividade e ainda vai afastar o sentimento de frustração do seu expediente.
Uma boa dica que vai te ajudar muito é usar as ferramentas certas!
Quais as melhores ferramentas para usar no Home Office?
Trello
O Trello é uma ferramenta de organização de tarefas que usa o método Kanban.
Ela é gratuita – apesar de ter a versão premium – e é muito usada no mercado!
Ela pode ser usada por vários colaboradores do mesmo time e é possível criar quadros, cards e listas. É uma ferramenta super intuitiva e vai te ajudar demais!
Google Agenda
Essa agenda virtual do Google é muito útil e vai ser um super hack na sua produtividade!
Além de ser colaborativa – permitindo que outras pessoas do seu time vejam o que você está fazendo, evitando interrompimentos – ela ainda vai te ajudar na organização diária/semanal/mensal!
Também é gratuita.
Google Drive
A nuvem do Google é mais uma forma de aproximar as pessoas durante um expediente remoto.
É possível organizar documentos e enviar vídeos e fotos com alta qualidade!
Fora isso, perder documentos importantes não será algo comum na sua rotina, pois com essa plataforma você vai ser a Marie Kondo dos documentos.
Slack
O Slack é um aplicativo de mensagens instantâneas para empresas!
É muito usado pelas marcas pois ajuda demais na separação dos aplicativos pessoais dos profissionais.
É uma forma muito útil de reunir as pessoas mesmo a quilômetros de distância.
Gravador de tela gratuito
Esse gravador de tela gratuito vai ser um grande aliado no trabalho remoto!
Com ele, as explicações e demonstrações não serão mais desafiadoras. É super acessível e fácil de usar.
OneTab
Essa ferramenta é uma extensão do Google Chrome que ajuda a deixar sua máquina mais rápida!
Ela une todas as abas em uma só, reduzindo o número de guias abertas no Google!
É gratuita e vai melhorar a qualidade do seu expediente.
Focus To-do
Esse é um aplicativo disponível para baixar no seu celular.
Ele vai te ajudar a deixar de lado a tentação de checá-lo a cada cinco minutos! Ele possui um contador pomodoro e um gerenciador de tarefas.
O Focus é uma ferramenta baseada na ciência que irá te motivar a manter o foco e cumprir todas as suas tarefas.
Matrix
É uma ferramenta desenvolvida pela RD Station e nada mais é do que um escritório virtual.
Você e sua equipe podem ter a experiência do trabalho presencial com várias salas e espaços de trabalho.
É possível fazer videoconferência e se comunicar através dela! Mostra quando o colaborador está online e se está em reunião ou disponível! Muito legal, né?
We Transfer
Para quem trabalha com envios de grandes arquivos, essa ferramenta é essencial!
O We Transfer te permite compartilhar documentos super pesados de maneira rápida e fácil.
A plataforma é fácil, intuitiva e gratuita!
Toggl
Essa ferramenta vai ser a sua melhor amiga na gestão de tempo!
Para quem tem dificuldade em precificação e acompanhamento de horas, o Toggl vai te ajudar a entender quanto tempo foi gasto com cada tarefa.
Você pode usá-la tanto no mobile quanto no desktop!
Forest
Para os que são viciados em celular, se liga nessa solução!
O aplicativo Forest vai ajudar você a combater o seu vício em celular e a gerenciar o seu tempo de maneira saudável e acessível.
É totalmente gamificado e é gratuito em Androids! No iOS custa R$22,90, mas vale a pena conhecer.
The Pomodoro Tracker
Essa ferramenta é disponibilizada gratuitamente no formato desktop!
O The Pomodoro Tracker vai te ajudar a gerenciar melhor o seu tempo e vai te ensinar as regras e dicas do método Pomodoro.
É super fácil e acessível, você com certeza vai se adaptar
22 dicas para ser mais produtivo no Home Office!
Entendendo como funciona a modalidade e sabendo quais ferramentas usar, fica infinitamente mais fácil fazer home office com mais produtividade.
Por isso, separamos as melhores 22 estratégias do mercado que vão transformar o seu expediente remoto.
Vamos lá?
Organize o seu espaço como se estivesse no escritório
Antes de começar a trabalhar, deixe o seu espaço perfeito para isso!
Bagunça física precede a mental, então sempre coloque na sua rotina o tempo de organização antes de iniciar o expediente.
Dê tchau aos papéis desnecessários, aos fios bagunçados e à poeira! Deixe o espaço organizado o suficiente como se o seu chefe estivesse olhando.
Use as roupas adequadas para trabalhar
Eu sei que é tentador usar pijamas já que ninguém vai estar olhando, mas eu te juro que essa vestimenta vai te atrapalhar demais.
Não precisa usar roupas desconfortáveis, mas evite as roupas de dormir! Nosso corpo entende que é um momento de descanso e, consequentemente, de baixa produtividade.
Ao escolher uma roupa, pense que ela precisa ser apresentável o suficiente para você entrar em uma reunião online com o seu chefe.
Não é necessário usar uma calça jeans, mas é preciso investir em uma roupa que faça seu subconsciente entender o momento que você está vivendo.
Eduque os seus familiares
Estabelecer limites profissionais com pessoas que participam da sua vida pessoal pode ser um desafio e tanto, mas que é muito importante.
É preciso ser firme com relação ao que se diz, e não abrir exceções.
Naquele momento, é como se você estivesse no escritório mesmo, e você não pararia o que está fazendo para fazer qualquer coisa.
Eduque-os de forma que eles respeitem o seu momento de concentração e veja sua rotina melhorar.
Tenha uma lista de distrações
Essa dica é certamente uma das melhores – e mais fáceis de aplicar!
Nós passamos o dia recebendo muita informação durante o dia, né? Era digital que fala!
Por isso, é normal nossa cabeça voar para outros assuntos enquanto estamos focados em algo.
Quem nunca estava realizando alguma atividade e lembrou de descongelar a carne? Ou de tirar a roupa da máquina? Ou de adicionar o tomate na lista de compras?
Isso é normal, e tem um jeito bem simples de resolver: fazendo uma lista de distrações!
Mantenha um papel e uma caneta ao seu lado e sempre que você estiver concentrado(a) e lembrar de algo, coloque para fora no papel!
Assim, você vai tirar isso da cabeça e não vai se preocupar de lembrar depois – nem tão pouco vai interromper o que está fazendo.
Use uma agenda (virtual ou física)
Anotar o que precisa ser feito pode parecer simples, mas lembre-se: o básico funciona!
Muitas vezes confiamos na capacidade da nossa cabeça de lembrar de tudo, mas não consideramos que humanos são passíveis de erros, né?
Então, evite dar margem ao equívoco e invista em uma agenda virtual ou física.
Lembre-se que se for virtual é melhor ainda, pois ela vai notificar no seu celular e/ou computador, funcionando quase como um alarme.
Por experiência própria em home office: funciona demais!
Mantenha o celular longe
Esse nosso companheiro de todo dia vicia demais, né?
Apesar de ser uma grande ferramenta, às vezes pode atrapalhar mais do que ajudar.
Por isso, caso você não trabalhe com o celular, é legal mantê-lo longe e no modo avião!
Outra dica bem legal que demos no nosso post sobre gestão de tempo é usá-lo para fazer um time lapse.
É uma maneira de deixá-lo de lado por um tempo e ainda gerar um conteúdo legal para as redes sociais!
Se organize para ter pausas programadas
É preciso ser realista quando se vai organizar uma rotina.
Mesmo quando se trabalha presencialmente, ninguém trabalha 8h corridas. Sempre há pausas para lanches, ir ao banheiro, conversar com algum coworker… por aí vai!
Então não esqueça de programar algumas pausas para realmente descansar e espairecer um pouco a cabeça.
No Home Office é normal se sentir culpado em fazer pausas, quase como se estivesse trapaceando, né? Mas é normal, e feita da forma correta, vai te fazer super bem.
Esteja sempre em contato com o restante do time
O home office traz uma sensação de solidão para quem escolhe essa modalidade de trabalho, né?
Por isso, é muito importante sempre manter contato com o resto do time, seja através de reuniões de alinhamento ou por alguma plataforma de conversas.
Além de criar uma conexão com as outras pessoas, cria um compromisso maior com as atividades que você precisa realizar durante o dia!
Quando compartilhamos nossos afazeres com outras pessoas, nos sentimos na obrigação de realizá-los. Dica legal, né?
Cumpra seus horários à risca
Quando estamos trabalhando de casa é muito fácil esquecer de almoçar ou jantar para trabalhar, mas isso é terrível!
No Home Office é muito importante seguir os horários à risca: deu 18h? Expediente acabou! Vá descansar e não ultrapasse os seus limites.
Trabalhar além do horário deve ser uma exceção, e não a regra. Se virar rotina, o cansaço vai acabar dominando!
Anote os seus compromissos em uma agenda online compartilhada com a equipe
Essa dica é muito legal!
Usando uma agenda online compartilhada com a equipe você consegue mostrar que está ocupado(a) e evitar ser interrompido(a) por algo que não é importante.
Quando estamos trabalhando de casa, passamos o dia recebendo muitas mensagens que tiram o nosso foco, e dessa forma, você consegue evitar isso!
O Google Agenda, que citamos nas ferramentas, consegue funcionar bem para isso.
Não acorde 5 minutos antes do expediente começar
Acredito que poder acordar mais tarde é uma das maiores vantagens de trabalhar em casa, né?
Indiscutível! E você pode sim usufruir desse benefício, mas cuidado para não exagerar.
É preciso respeitar a rotina da manhã e dar tempo para o seu corpo despertar para ter um expediente produtivo, e isso só é possível acordando pelo menos 30 minutos antes do seu trabalho começar.
É melhor se organizar para dormir mais cedo do que querer acordar em cima da hora e conseguir despertar em 5 minutos.
Use uma plataforma de reuniões que permita a gravação de tela
Uma maneira de facilitar o foco em reuniões é usando uma plataforma que permita a gravação de tela.
O Zoom é uma opção! É muito útil porque você pode prestar plena atenção no conteúdo e anotar o que for preciso depois.
Chega de tentar focar em duas coisas ao mesmo tempo e não fazem nenhuma com êxito, né?
Ouça uma playlist específica
Tem pessoas que conseguem se concentrar melhor com uma música ao fundo!
Se for o seu caso, busque nos streamings de áudio uma que te agrade.
Aqui no Seahub, nosso CEO, Guilherme, tem uma playlist super animada e que vai te ajudar na produtividade!
Se você tem Spotify, basta escutar e “Be crazy at work” com a gente.
Tem pessoas que dizem que sons da natureza são ótimos para concentração, não custa nada tentar, né? Ache seu som e vai fundo.
Gabarite as necessidades fisiológicas antes do expediente
Antes de iniciar uma nova atividade, vá ao banheiro, beba água e tenha certeza que você não está com fome.
Isso funciona para evitar interromper uma atividade e acabar perdendo a linha de raciocínio.
Claro que uma vez ou outra vai ser inevitável, afinal não controlamos isso, né? Mas a dica serve para nos atentarmos para tentar evitar.
Organize seu dia em minutos ao invés de horas
Quando estamos usando a nossa agenda, é comum separarmos as atividades por blocos de horas, né?
O fato é que muitas delas podem ser realizadas em minutos, tudo que precisamos é contabilizar o tempo certo de duração.
Isso é importante por que quando separamos 1h para fazer alguma atividade, e realizamos em 35 minutos, por exemplo, ficamos 25 minutos aéreos por que “não vai dar tempo de fazer mais nada mesmo”.
Comece a ver quanto tempo realmente é usado e otimize seu dia!
Separe uma hora do dia para mensagens e e-mails
Checar e-mails e mensagens ao longo do dia, na hora em que elas chegam, tiram muito o foco!
Por isso, é importante separar uma hora do dia para checar todas elas, pois nesse momento, você estará plenamente concentrada em fazer apenas isso.
Uma dica útil é retirar as notificações, para que não exista a tentação e ansiedade de saber melhor do que se trata.
Sempre tenha em mente uma coisa: se for urgente, vão te ligar. Então fique tranquilo e foque no seu home office!
Siga a regra do 80/20
Conhecida também como a Regra de Pareto, é uma ferramenta de análise que estabelece a seguinte regra:
80% dos bons resultados vêm de 20% das atividades.
Comece sempre por elas, que apesar de serem mais chatinhas e complicadas, são as que vão mais impactar no final do dia.
Divida a sua semana em temas
Separe os seus dias em tarefas semelhantes, isso faz com que a sua linha de raciocínio permaneça a mesma e você consiga fluir melhor entre as atividades.
Por exemplo: se na sua função você trabalha com atendimento ao cliente e documentações, você pode separar os seus dias da seguinte forma:
Segunda: responder e-mails, atendimento ao cliente, fazer ligações
Terça: correção de documentações e envio de contratos
Quarta: alinhamento com a equipe e feedbacks para o time
Por aí vai!
Cuide do seu corpo
Parece clichê, né? Mas é necessário!
Dormir e comer bem são essenciais para conseguir êxito nas outras áreas da vida.
A produtividade só é possível se nossa mente e nosso físico estiverem em boas condições!
Se exercitar também ajuda demais a diminuir a tensão e ansiedade que nos acompanham tanto no home office.
Não precisa se cobrar para exercê-los da melhor forma possível, mas comece fazendo o básico que já vai melhorar bastante a sua disposição.
Não se pergunte “como eu posso fazer isso?”
Quando chega alguma atividade na sua mesa, você não deve se perguntar como você pode fazer isso, mas sim: como isso pode ser feito?
Muitas vezes tomamos para nós uma responsabilidade que não precisa ser nossa e que podem ser delegadas.
Ao pensar em como a atividade pode ser feita, sem necessariamente se incluir, muitas vezes a solução vem com mais clareza. Essa dica é essencial para o home office!
Conheça a Matriz de Eisenhower
É uma estrutura que ajuda a priorizar tarefas e gerenciar cargas de trabalho!
A matriz é bem simples de ser feita e aplicada, você vai precisar apenas fazer um quadrado com dois eixos (vertical e horizontal).
Depois, separe em 4 grandes blocos com a linha vertical representando o nível de importância e a horizontal a urgência.
A partir desse infográfico você consegue entender o que fazer com cada atividade!
Aprenda a gerir o seu tempo
Como já citamos, a gestão de tempo é a melhor amiga da produtividade!
No Home Office então… nem se fala.
Entender quais recursos são possíveis dentro da sua realidade é fundamental para ter bons resultados.
Existem muitas maneiras de gerir o tempo com qualidade, e aqui no Blog do Seahub você consegue achar as melhores 18 do mercado!
Qual o melhor caminho para ser mais produtivo mais rápido?
O melhor caminho é aquele que você faz no seu ritmo!
Comece aplicando todas as ferramentas e dicas no seu dia-a-dia de acordo com a sua realidade, sem se cobrar de ter o melhor resultado a curto prazo.
Só de você ter procurado sobre o tema e ter chegado até aqui já significa que o primeiro passo – e mais importante – você já deu!
Sua rotina e sua produtividade nunca mais serão as mesmas, pois você já está 20% mais informada do que estava há uns minutos atrás.
Continue dando o seu melhor e lembre que o melhor resultado vem a partir do respeito aos seus limites e entendendo que cada dia é um dia!
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Até a próxima. 🙂
