No ambiente de trabalho, é muito comum recebermos um convite para uma reunião e já reagir da seguinte forma: revirando os olhos.
Isso acontece porque apostamos que a reunião não será produtiva, e pior que isso, a questão toda poderia ser resolvida em um simples e-mail. Chato, né?
Para evitar esse tipo de situação, é fundamental que gestores e colaboradores saibam fazer uma boa reunião, de modo que todos os presentes saiam dali satisfeitos com o tempo investido na tarefa.
Por isso mesmo, reunimos nosso conhecimento em 15 dicas para fazer uma reunião produtiva.
O que é uma reunião produtiva?
Um gestor, ao planejar uma reunião, deve ter em mente uma questão que precisa ser resolvida – ou pelo menos debatida – no encontro.
Quando essa questão é discutida e chega-se a uma conclusão, podemos chamar a reunião de produtiva.
Não se assuste, pois todos os problemas da empresa não precisam ser resolvidos ali, naquele momento. Mas é necessário que a reunião traga um obstáculo a ser resolvido, para que as pessoas presentes pensem numa solução. Nem que a decisão tomada seja marcar outra reunião.
Quais os benefícios de uma reunião produtiva?
Já aconteceu de você ficar horas em uma reunião, preso naquele discurso prolixo, e quando finalmente o líder encerra o assunto e sai da sala, você não tem energia para mais nada? Pois é, essa é a consequência de uma reunião mal conduzida.
Enquanto isso, uma reunião produtiva deixa a equipe ainda mais satisfeita, afinal dali irão surgir direcionamentos e feedbacks que vão engajar a equipe.
Como fazer uma reunião produtiva?
Sair de uma reunião satisfeito pode parecer difícil e longe da nossa realidade, mas seguindo alguns simples passos conseguimos alcançar essa meta.
Para te ajudar, separamos algumas sugestões sobre o assunto.
15 dicas para fazer uma reunião produtiva
Tenha claros seus objetivos com a reunião
Quando se toma a decisão de convocar uma reunião, já deve-se ter em mente os objetivos desse encontro.
Faça essas perguntas a si mesmo: “o que eu desejo resolver nesse momento?”; “o que precisa ser debatido?”; “que ações quero planejar durante a reunião?”.
Quando tiver as respostas das questões acima, aí sim é a hora para convidar as pessoas ao encontro e garantir que será uma reunião produtiva.
Escolha as pessoas certas para o momento
Atenção para essa dica, recomendada por ninguém que Steve Jobs. De acordo com o co-fundador da Apple, uma reunião eficaz deve ter o menor número de pessoas possíveis.
Seguindo essa linha, o essencial é chamar apenas as pessoas que necessitam estar presentes, ou seja, aquelas que estão diretamente envolvidas com assunto a ser tratado.
Envie a pauta aos participantes
Depois de definir o objetivo e os participantes da reunião, chegou a hora de determinar a pauta.
A pauta nada mais é do que uma lista de assuntos a ser tratados que servem como guia para a reunião. Com essa lista, o encontro fica fixo a questões pré-estabelecidas, tornando assim a reunião mais assertiva.
Mas pera aí, não basta só criar a pauta e deixar ela escondida. Compartilhe a lista de tópicos previamente com os envolvidos na reunião, dessa forma eles ficam cientes do intuito da reunião e já chegam preparados para os debates.
Escolha o líder
Por mais que o grupo escolhido para participar do encontro seja pequeno, ainda assim é importante escolher o líder da reunião. Essa pessoa deve ser a responsável por gerir o encontro, para que ele seja, de fato, uma reunião produtiva.
Se a reunião é com a equipe de Marketing, por exemplo, escolha um membro para ficar à frente da discussão.
Evidentemente, não estamos dizendo para dar fala somente a uma pessoa, muito pelo contrário, o líder é quem vai engajar os outros no debate, porém de maneira cuidadosa e organizada.
Prepare os envolvidos
Antes da reunião, certifique-se de que os participantes estão preparados. Para exemplificar, vamos supor mais uma vez que a reunião é com a equipe de Marketing, a fim de medir resultados.
Então peça aos envolvidos que tragam uma planilha com os dados que precisam ser analisados, ou ainda, uma lista de ideias para solucionar o problema proposto.
Essa preparação de antemão faz com que não se perca tempo durante a conversa, assim a reunião flui naturalmente.
Comece com um gatilho
O começo da reunião é fundamental, pois é ele que dita o ritmo do encontro. Para que não haja dificuldade em prestar atenção no que está sendo dito, sugerimos que comece com o gatilho.
Isto é, conte uma história relacionada ao tema, ou confesse o que te motivou a convocar a reunião. Afinal, começar com algo inesperado vai deixar os participantes energizados e entretidos com o discurso.
Defina um tempo para cada assunto
Ainda falando sobre as organizações que devem acontecer antes da reunião, não esqueça de estabelecer um tempo máximo para tratar de cada assunto.
Ao saber previamente o tempo ideal de cada tema, evita-se uma reunião muito longa e cansativa. Além disso, ao controlar o tempo, não corre o risco de se estender demais em um só tema e não mencionar os outros.
Sabemos que gestão de tempo não é fácil e exige muita prática, mas é algo muito importante e que você deve considerar se quiser ter sucesso.
Evite distrações
Sendo bem sincera, nós do Seahub temos uma relação muito boa uns com os outros fora do trabalho. Por isso, é tentador estarmos juntos e não puxar aquela fofoquinha sobre as novidades do fim de semana.
Mas no horário de reunião, esquecemos tudo isso e focamos no problema que está sendo posto. Claro que não é uma ditadura, nada impede de conversar um pouco no começo da reunião, ou até depois. Cabeças não vão rolar por isso.
No entanto, quando o assunto sério começa, evitamos a todo o custo nos distrair.
Estabeleça o diálogo
No momento da reunião, é essencial criar um ambiente aberto ao diálogo, onde todos sintam-se convidados a interagir.
Desse modo, mesmo tendo alguém para liderar a reunião, não é indicado monopolizar a conversa. Afinal as pessoas ali presentes podem estar cheias de boas ideias e soluções. Cabe a você ouvi-las
Trate das dificuldades
Por mais desafiador que seja tratar dos assuntos mais difíceis, não deixe de levar para a reunião esses “pepinos” da empresa.
Ao tratar das barreiras, coloque-as como algo natural, e não como um bicho de sete cabeças. Assim, o debate parte de um ponto saudável, de forma que os participantes vão se sentir engajados a sugerir soluções.
Deixe tempo para pausas
Já organizou o cronograma da reunião e percebeu que está longa demais? Defina um tempo para pausas.
Um momento para tomar uma água ou café é super indicado para reativar a mente dos envolvidos. Quem sabe é no momento descontraído da pausa que surge a ideia perfeita para resolver a questão proposta.
Faça anotações
Para ter uma reunião ainda mais produtiva, faça anotações dos pontos mais importantes. Caso você não seja uma dessas pessoas que consegue fazer mil e uma coisas ao mesmo tempo, não tem problema, peça a alguém para tomar essas notas.
Te garanto que nos momentos após a reunião, essas anotações serão úteis. Até porque não há nada mais irritante do que tentar lembrar de uma fala e não conseguir.
Elabore uma conclusão
O encerramento da reunião é tão importante quanto o começo, pois de nada adianta fazer uma bela discussão e não finalizar o assunto da maneira correta.
Portanto, prepare uma conclusão para o momento. O objetivo desse encerramento é resumir o que foi discutido e deixar um comando para os participantes. O que eles devem fazer ao sair dali?
Certifique-se de que os envolvidos não vão pisar fora da sala e esquecer tudo o que foi repassado.
Defina a data da próxima reunião
Antes de liberar os colaboradores da reunião, combine com eles uma data para um próximo encontro.
Com uma reunião produtiva, vêm grandes responsabilidades. Em outras palavras, o time deve seguir um plano de ação para resolver a questão debatida em reunião.
E claro, para que o ciclo esteja completo, uma outra reunião para apresentação de resultados deve ser marcada.
Mude de cenário
Pode parecer besteira, mas fazer a reunião sempre na mesma sala pode causar um impacto negativo nos participantes. Muitas vezes eles já associam aquela sala a reunião, o que pode trazer um sentimento de tédio ou de cansaço.
Por isso, é interessante mudar de cenário vez ou outra e ver resultados melhores surgirem. Por que não procurar um coworking perto do escritório e marcar a reunião lá.
Como saber que uma reunião poderia ter sido um e-mail?
Saiu do encontro e ainda tem dúvidas se ela foi de fato foi uma reunião produtiva? Pense comigo, tudo o que foi abordado e discutido na reunião, caberia em um e-mail?
Se a resposta foi sim, então da próxima vez já sabe, né, evita a reunião.
Porém, se na reunião surgiram boas ideias, os participantes de engajaram na discussão e se posicionaram, vocês chegaram a uma conclusão e ainda marcaram o próximo encontro, fique tranquilo, a reunião foi produtiva e necessária.
Conclusão
Sabemos que organizar e convocar uma reunião pode ser desafiador, pois exige muita responsabilidade. Mas acreditamos que essas dicas são suficientes para transformar um encontro ordinário em uma reunião produtiva.
Posso não te conhecer mas aposto que já tem uma reunião marcada na sua agenda, né? Então já aproveite para colocar o que discutimos em prática.
E não esqueça de desmarcar as reuniões que podem ser resolvidas por e-mail, viu?
Até a próxima!
